Kayıtlı elektronik posta yani kısaca KEP kanuni olarak geçerli sayılan, güvenlik açısından en üst mertebede korunan bir elektronik posta yöntemi olarak tanımlanabilir. 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun atıf yapması ile hayatımıza gireceğinden bahsedilen kayıtlı elektronik posta 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nde ayrıntılı olarak belirtilmiş ve bu şekilde yürürlüğe girmiştir.
Kayıtlı elektronik posta normal e-mailden farklı olarak kim tarafından gönderildiği kesin olarak kayıt altına alınan, alıcısına ulaşma tarihi tam ve doğru olarak belirlenebilen, alıcı tarafından okunup okunmadığı bilgisine sahip ve her zaman datada saklayan bir hizmet olarak geniş anlamda tanımlanabilmektedir. Kayıtlı elektronik posta sahip olduğu bu özellikler ile spesifik olarak yargı süreçlerinde önemli bir ispat aracı olarak kullanılabilmektedir.
KİMLER KAYITLI ELEKTRONİK POSTA KULLANMAK ZORUNDADIR
Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 7. Maddesi kimlerin KEP almak zorunda olduklarını açıkça belirtmiştir. Bu maddeye göre “Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik tebligat yapılması zorunludur. Bunlar dışında kalan tüzel ve gerçek kişiler ise kayıtlı elektronik postadan isteğe bağlı olarak yararlanabilir.”
Kayıtlı Elektronik Posta ile ilgili bir uygulanma alanı da 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda öngörülmüştür. Bu madde içeriğine göre şirketler açıkça anlaşmışlar ise ihbarları, ihtarları, itiraz ve benzeri beyanları, fatura ve teyit mektuplarını ve toplantı çağrılarını elektronik ortamda düzenleyebilirler. Görüleceği üzere kanun koyucu standart tebligat sürecinin yol açtığı hantallığın önüne geçmek için önemli tedbirler almaya çalışmaktadır. Zira tebligat süreci içerisinde yaşanan anlaşmazlıkların ve sürelerin ticari hayata çok ciddi zararlar verdiği ilgililer tarafından bilinen bir gerçektir.
Ticari hayatın yanı sıra kayıtlı elektronik posta uygulamasının artık (29.06.2015) yargı işlemleri içerisinde de kullanılacağını belirtmek istiyoruz. Bu uygulama ile artık adil yargılanmanın belini büken başlıca sebeplerden olan ağır tebligat süreçleri tamamen ortadan kalkacak ve saniyeler içerisinde elektronik tebligat işlemi uygulanacaktır. 7201 Sayılı Tebligat Kanunu; anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için kayıtlı elektronik posta uygulamasını zorunlu hale getirmiştir.
Kayıtlı elektronik posta ile gönderilen mailler Bilgi Teknolojileri Kurumu’nun anlaşma yaptığı bir özel özel kurum tarafından saklanmaktadır. Ticari sır hükmünde olan bu maillerin bahsi geçen kurum tarafından okunması mümkün değildir. İlgili kurum olası anlaşmazlıklar halinde delil hükmünün korunması amacı ile bu mailleri saklamaktadır. Ayrıca bu kurumun içerikleri de görüntüleyemediğini belirtmek istiyoruz.
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA KULLANMAMANIN CEZASI
Kayıtlı elektronik posta uygulamasının zorunlu şirketlere tarafından kullanılmadığının tespiti halinde her bir tespit için 10.000 TL ceza verileceği hükme bağlanmıştır. Ancak bir yıl içerisinde verilen toplam ceza sınırı da 250.000 TL olarak hükme bağlanmıştır.